哈爾濱檔案整理數(shù)字化處理是近年來提出的一個新概念。由于其形成時間較短，目前還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識和表述。數(shù)字檔案館的概念可以描述為：數(shù)字檔案館是通過網(wǎng)絡(luò)連接和使用的數(shù)字信息系統(tǒng)。它實際上是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，以網(wǎng)絡(luò)方式連接和利用，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。

　　數(shù)字檔案館的概念可以描述為：數(shù)字檔案館是以現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用為基礎(chǔ)的。它以綜合檔案信息資源為處理核心，采用數(shù)字化手段對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理。通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的接入和利用，數(shù)字檔案館可以實現(xiàn)超大規(guī)模的資源共享、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

　　數(shù)字檔案館以“有序的信息空間和開放的信息環(huán)境”為特征，不是封閉的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，而是辦公自動化系統(tǒng)、計算機(jī)輔助設(shè)計與管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更大系統(tǒng)的組成部分。它是由分布式文件和檔案數(shù)字資源組成的具有強大服務(wù)功能的跨組織、跨地域的信息系統(tǒng)。

　　國家數(shù)字信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目“數(shù)字圖書館”建成后，將在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)揮重要作用。

　　數(shù)字檔案館不僅是館藏檔案的數(shù)字化，而且是檔案工作全過程的計算機(jī)化。它代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及一系列標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)的制定和實施、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字資源建設(shè)等，人才隊伍的培養(yǎng)是一項與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計算機(jī)工程、信息組織工程密切相關(guān)的系統(tǒng)工程。

　　“數(shù)字檔案”的含義可以分為廣義和狹義。廣義上的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間。它是由大量的檔案資源、檔案信息資源處理和檔案用戶組成的一組數(shù)字檔案。

　　狹義上的數(shù)字檔案是指個人檔案，它不僅指館藏檔案的數(shù)字化，還涉及檔案信息的收集、整理、儲存、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程。它代表著信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)（包括軟硬件系統(tǒng)的設(shè)計和組織實體的建立）

　　1.接收應(yīng)歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)，對備案單位電子文件工作流程實施在線監(jiān)督控制，及時獲取電子文件，防止重要文件丟失；

　　2.對現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在互聯(lián)網(wǎng)上的發(fā)布和傳輸；

　　3.支持館藏各類檔案實體的自動化管理；

　　4支持行業(yè)、政府信息資源庫和不同檔案館的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字館藏連接，提供分散在不同地區(qū)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的共享；

　　5組織數(shù)據(jù)的有效存取和查詢，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢到數(shù)字檔案信息（包括內(nèi)容、索引和全文）。

　　數(shù)字檔案的分類

　　數(shù)字檔案館的出現(xiàn)是在幾年前。根據(jù)國內(nèi)外的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，我們大致可以將數(shù)字檔案館分為以下幾類：

　?。?）按層次劃分為省、市、縣三級數(shù)字檔案館。

　　（2）按管理內(nèi)容分為綜合性數(shù)字檔案館、專業(yè)性數(shù)字檔案館和專題性數(shù)字檔案館。

　?。?）根據(jù)管理部門的性質(zhì)，數(shù)字檔案可以分為國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體甚至個人。

　　以上類型的數(shù)字檔案可以相互結(jié)合，形成一個特定的挖掘